Office Assistant (m/w/d) – Berlin

Für ein internationales Unternehmen suchen wir im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung eine zuverlässige und proaktive Unterstützung im Office Management. Der Einsatz ist zunächst auf zwölf Monate befristet, mit der Möglichkeit einer Verlängerung.

Wir bieten

• Einen Einsatz im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung bei einem internationalen Unternehmen
• Einen zunächst auf zwölf Monate befristeten Arbeitsvertrag mit Verlängerungsoption
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit im Office Management
• Ein modernes und internationales Arbeitsumfeld im Herzen Berlins
• Eine strukturierte Einarbeitung und enge Zusammenarbeit mit internationalen Teams
• Regelmäßige Geschäftsreisen nach Frankfurt, etwa einmal pro Quartal
• Die Möglichkeit, den weiteren Aufbau und die Entwicklung des Berliner Standorts aktiv mitzugestalten
• Eine Vollzeitposition mit 40 Wochenstunden; nach Absprache sind auch 30 Stunden möglich

Ihr Profil

• Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Büroorganisation, Administration oder in einer vergleichbaren Position
• Eine strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Themen gleichzeitig im Blick zu behalten
• Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicheres Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
• Gute Englischkenntnisse für die tägliche Kommunikation
• Deutschkenntnisse für die Kommunikation im Arbeitsalltag
• Bereitschaft, in einem dynamischen und schnelllebigen internationalen Umfeld zu arbeiten
• Bereitschaft zu gelegentlichen Geschäftsreisen nach Frankfurt

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination des täglichen Büroablaufs am Berliner Standort
• Betreuung von rund 20 Mitarbeitenden in Berlin sowie administrative Unterstützung für den Standort Frankfurt
• Koordination von Arbeitsplätzen, Sitzplänen, Besprechungsräumen und Bürozugängen
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie Unterstützung bei internationalen Besuchen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender, beispielsweise bei Arbeitsplatz, Laptop, Zugangskarten und Ausstattung
• Ansprechpartner für organisatorische Fragen der Mitarbeitenden
• Abstimmung mit internen Abteilungen wie IT, HR sowie Health & Safety
• Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Getränken und Snacks
• Koordination von Lieferungen, Post und Kurierdiensten
• Steuerung externer Dienstleister, unter anderem des Reinigungs- und Gebäudeservices
• Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen sowie Unterstützung bei der Kostenübersicht
• Organisation interner Veranstaltungen und Teamevents
• Unterstützung bei der Kapazitäts- und Büroplanung sowie bei einem möglichen Standortwechsel
• Administrative Unterstützung des internationalen Office-Management-Teams

Grafton: Dein vertraulicher Partner in der Fach- und Führungskräftevermittlung. Bei uns hat Chancengleichheit höchste Priorität.

Informationen zum Umgang mit deinen Daten findest du in unseren Datenschutzerklärung.